Fertigungsunternehmen

Filialmanagementsystem (FMS)

Ausgangslage:
Trotzdem eine tägliche Anfahrt der Filialen erfolgt, ist eine ständige administrative Abstimmung zwischen Zentrale und Filialen notwendig. Das betrifft z.B. die Bestellungen, die Inventuren, die Personaleinsatzplanung, der notwendige Preisabgleich und der allgemeine Informationsaustausch. Bisherige Lösungen waren entweder nur manuell im üblichen Austausch von Dokumenten über Fax oder mit den Lieferfahrzeugen. Durch diese Arbeitsweise wird ein erheblicher zusätzlicher Arbeitsaufwand erforderlich. Zum Beispiel müssen Bestellbelege in der Filiale nochmals manuell im System erfasst werden.

Zur Abwicklung der Personaleinsatzplanung war der Austausch mehrerer Belege pro Woche zwischen Filialen und Zentrale notwendig. Damit verbunden mussten diese Belege doppelt erfasst werden.

Die Inventuren wurden mit hohem Aufwand in den Filialen mit speziellen Erfassungsbögen durchgeführt. Teilweise wurden dabei Ergebnisse manuell errechnet. Die Daten wurden dann nochmals in der Zentrale zur gesamten Inventurauswertung erfasst.

Notwendige Mitteilungen an die Filialen waren nicht zeitnah möglich. Produktinformationen konnten nicht optimal zur Verfügung gestellt werden.

Problemstellung:
Die Mitarbeiter der Filialen verfügen in der Regel nur über eingeschränkte Computerkenntnisse. Es gab von seitens der Geschäftsführung konkrete Forderungen, wie z.B. die Bestellabwicklung erfolgen muss. Die Firma benutzt nicht die übliche Vorgehensweise der Artikelnummer und der Bestellmenge. Es werden den Filialmitarbeitern Bestellbögen übergeben. Dadurch soll erreicht werden, dass eine ständige Übersicht über das Sortiment vorhanden ist. Die gewonnenen Informationen müssen im Bereich der Zentrale in verschiedene Anwendungssoftware übergeben werden.

Lösung:
Es wurde eine webbasierende Software entwickelt, die auf Notebooks in den Filialen implementiert wurde. Dabei war das oberste Prinzip, dass der Support und die Softwareaktualisierung grundsätzlich von der Zentrale aus erfolgen kann. Sämtliche Notebooks sind gleich konfiguriert und die Softwareversionen werden automatisch über einen Webservice ausgerollt. Durch Anwendung modernster Technologien wurden grafische Oberflächen geschaffen, die von allen Filialmitarbeitern gut angenommen wurden. Damit konnte eine schnelle Projektumsetzung mit einer geringen Fehlerquote realisiert werden. Der notwendige Schulungsaufwand war ebenfalls minimal. Alle Daten die im Austausch mit den Filialen relevant sind, werden in SQL-Datenbanken gespeichert und an die jeweiligen Programme mit Transferlösungen übergeben.

Umsetzung:
Nach der Konzipierung der einzelnen Programmteile wurden jeweils mit speziellen Mitarbeitern Testphasen durchgeführt. Mit der Freigabe der jeweiligen Anwendung wurden die Filialleiter geschult.

wesentliche Vorteile:
Wesentlicher Vorteil für das Unternehmen war eine absolute Einsparung von mehreren Arbeitsplätzen im Bereich der Zentrale und eine wesentliche Arbeitszeitentlastung in den Filialen.

Weitere Vorteile lagen in der Erhöhung der Datensicherheit, der wesentlich schnelleren Bereitstellung der Daten und einer hohen Verfügbarkeit von Produktinformationen in den Filialen.

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